Wenn eine Zahnarztpraxis nach einem anderen Dentallabor sucht, lohnt sich zuerst eine konkrete Frage: Was soll in der nächsten Zusammenarbeit anders werden? Dahinter können Probleme im Alltag stehen. Ebenso denkbar sind neue Leistungen, andere Abläufe oder eine veränderte Auslastung. Für Ihr Labor ist entscheidend, ob Sie diesen Bedarf tatsächlich erfüllen können.
Dieser Beitrag hilft Ihnen, mögliche Wechselanlässe im Gespräch zu unterscheiden und die eigene Zusammenarbeit mit Praxen zu prüfen. Er enthält keine Rangliste der häufigsten Gründe. Eine repräsentative Auswertung darüber, warum deutsche Zahnarztpraxen ihr Labor wechseln, liegt diesem Beitrag nicht zugrunde.
Was die Forschung hier beiträgt
Eine qualitative Studie von Ismail und Al-Moghrabi aus dem Jahr 2023 untersuchte die Zusammenarbeit zwischen zahnärztlichem und zahntechnischem Fachpersonal. Befragt wurden zehn Personen aus jeder Berufsgruppe in Saudi-Arabien. Die Gespräche zeigen unter anderem Spannungen bei Erwartungen, Durchlaufzeiten, Kommunikation und organisatorischen Abläufen. Die Untersuchung beschreibt Zusammenarbeit, nicht die Häufigkeit tatsächlicher Laborwechsel. Ihre Ergebnisse lassen sich nicht ohne Weiteres auf Deutschland übertragen. Originalstudie in BMC Oral Health.
Die folgenden Fragen und Arbeitsschritte sind redaktionelle Vorschläge für Ihre Gespräche. Sie sind keine aus der Studie abgeleitete Wechselstatistik oder geprüfte Methode mit versprochenem Erfolg.
1. Den konkreten Anlass verstehen
Fragen Sie zunächst nach der Situation, in der die Praxis über eine Veränderung nachgedacht hat. „Wir möchten uns einmal umsehen“ ist ein anderer Ausgangspunkt als ein wiederholt verschobener Termin oder eine neu angebotene Arbeit, für die noch ein Partner fehlt.
Lassen Sie sich den Ablauf beschreiben, ohne sofort die Leistung Ihres Labors zu verkaufen:
- Was ist konkret passiert oder hat sich verändert?
- Welche Folge hatte das für die Praxis?
- Wurde bereits mit dem bisherigen Labor über eine Lösung gesprochen?
- Geht es um einen vollständigen Wechsel, einzelne Arbeiten oder zusätzliche Kapazität?
Ein geäußerter Ärger bedeutet noch keine Wechselentscheidung. Ebenso wenig muss die Suche nach einem weiteren Labor ein Urteil über den bisherigen Partner sein. Halten Sie deshalb Anlass und gewünschten Umfang getrennt fest.
2. Liefertermine und Erreichbarkeit konkret machen
„Wir brauchen schnellere Lieferzeiten“ lässt offen, welche Termine gemeint sind. Fragen Sie nach der betreffenden Arbeit, dem gewünschten Ablauf und dem Zeitpunkt, zu dem die Praxis eine verbindliche Rückmeldung braucht. Versprechen Sie anschließend nur das, was Ihr Labor mit den vorhandenen Kapazitäten leisten kann.
Ein möglicher Abgleich für die erste Zusammenarbeit:
| Frage der Praxis | Was Ihr Labor vorab klären sollte |
|---|---|
| Wann ist die Arbeit fertig? | Welche Unterlagen müssen vorliegen, bevor ein Termin bestätigt werden kann? |
| Wen erreiche ich bei Rückfragen? | Wer ist zuständig und wer übernimmt bei Abwesenheit? |
| Was passiert bei einer Verzögerung? | Wer meldet sich bei wem und bis wann? |
| Was fehlt noch? | Wie werden offene Angaben und die dazugehörige Rückmeldung festgehalten? |
Prüfen Sie diese Punkte an einem abgeschlossenen eigenen Vorgang. Eine Zusage auf Ihrer Website sollte sich im tatsächlichen Ablauf wiederfinden. Ein pauschales „immer erreichbar“ hilft wenig, wenn die Praxis am Ende nicht weiß, wen sie ansprechen kann.
3. Fachliche Passung vor einem Wechsel prüfen
Beginnen Sie mit den Arbeiten, die die Praxis vergeben möchte. Klären Sie anschließend, welche davon Sie übernehmen können und welche Voraussetzungen dafür gelten. Dazu gehören beispielsweise die vorhandenen Verfahren zur Datenübergabe, die Abstimmung und Ihre tatsächliche Kapazität.
Beschreiben Sie Ihr Angebot so konkret, dass die Praxis den nächsten Schritt beurteilen kann. „Wir machen alles“ beantwortet weder die Frage nach Zuständigkeiten noch nach den Abläufen für eine bestimmte Arbeit.
Ein ausdrücklich konstruiertes Beispiel: Eine Praxis möchte einen neuen digitalen Ablauf erproben und sucht dafür ein weiteres Labor. Das bisherige Labor erledigt andere Arbeiten weiterhin. In diesem Fall wäre die Frage „Wie gewinnen wir die gesamte Praxis?“ verfrüht. Zuerst müssen beide Seiten klären, ob der neue Ablauf gemeinsam funktioniert. Dieses Beispiel ist keine Kundenfallstudie.
4. Nacharbeit und Beschwerden besprechbar machen
Wenn eine Praxis von Nacharbeit berichtet, fragen Sie nach dem konkreten Vorgang. Trennen Sie dabei die Beschreibung des Problems, seine mögliche Ursache und die vereinbarte Lösung. Aus der Schilderung einer Seite lässt sich die Verantwortung nicht sicher ableiten.
Für Ihr Labor kann eine einfache Vorgangsnotiz helfen: Was wurde beanstandet? Welche Informationen fehlen? Wer klärt den Sachverhalt? Was wurde vereinbart und wann erfolgt die Rückmeldung? Besprechen Sie außerdem, ob ein wiederkehrendes Problem eine Änderung im gemeinsamen Ablauf verlangt.
Vermeiden Sie im ersten Gespräch die Zusage, dass bei Ihnen solche Probleme ausgeschlossen seien. Zeigen Sie stattdessen, wie Rückfragen bearbeitet werden. Fachliche Entscheidungen zum einzelnen Patientenfall gehören in die Abstimmung der zuständigen Behandelnden und Zahntechniker.
5. Die Entscheidung in überprüfbare Schritte übersetzen
Ein freundliches Erstgespräch sagt noch wenig darüber aus, ob die Praxis Arbeiten vergeben wird. Fragen Sie deshalb, wer an der Entscheidung beteiligt ist, was vorher geklärt werden muss und woran die Praxis eine passende Zusammenarbeit erkennen würde.
Wenn beide Seiten einen ersten Auftrag vereinbaren möchten, halten Sie Umfang, Zuständigkeiten, Termine und Rückmeldung fest. Leiten Sie daraus keine automatische Zusage für weitere Aufträge ab. Ob und wie die Zusammenarbeit fortgesetzt wird, entscheiden die Beteiligten anhand des konkreten Verlaufs.
Für Ihre Akquiseauswertung lassen sich Kontakt, geführtes Gespräch, konkretes Angebot und erster Auftrag getrennt dokumentieren. Zählen Sie dieselbe Praxis innerhalb einer Auswertung nicht mehrfach als neuen Kunden. So bleibt sichtbar, ob Sie nur mehr Gespräche führen oder tatsächlich neue Zusammenarbeit entsteht.
6. Selbstprüfung für Ihr Dentallabor
Nehmen Sie einen kürzlich abgeschlossenen Auftrag und prüfen Sie die folgenden Fragen anhand der vorhandenen Unterlagen. Ein unbelegtes Ja bleibt offen.
Wählen Sie anschließend einen offenen Punkt, benennen Sie eine verantwortliche Person und vereinbaren Sie, wann Sie den Ablauf erneut prüfen. Diese Liste ist ein Arbeitsvorschlag, kein Bewertungssystem für Laborqualität.
Ein Gesprächseinstieg zum Mitnehmen
Gesprächseinstieg öffnen und kopieren
Was ist der konkrete Anlass, dass Sie sich nach einem weiteren oder anderen Dentallabor umsehen? Welche Arbeiten sind davon betroffen und was müsste im Alltag anders laufen? Lassen Sie uns gemeinsam prüfen, ob wir das mit unseren Leistungen und Abläufen erfüllen können. Falls es passt, vereinbaren wir einen klaren nächsten Schritt.
Passende Praxen für Ihr Labor ansprechen
Wenn Sie wissen, welche Arbeiten und Abläufe Sie anbieten können, lässt sich daraus ein konkretes Kundenprofil entwickeln. Laboraquise unterstützt Dentallabore bei der Neukundengewinnung mit Kundenprofil, Kampagnen und Vorqualifizierung. Die persönlichen Gespräche und die Entscheidung über eine Zusammenarbeit bleiben bei Ihnen und der Praxis.